전자공증과 인터넷등기에 관하여...

법인을 운영하시다 보면 등기변경할 일이 참 많죠. 

저 역시 오랜 회사생활 중 IR 관련 일이 많아 등기변경을 참 많이 진행했었는데요. 

그 때마다 대부분 법무법인이나 변호사사무실에 맡겼었습니다. 

지금도 많은 기업들이 적정한 수수료를 지불하고 대행으로 진행하는 경우가 많을 것 같습니다.

 

이번에 등기변경할 건이 생겼는데, 그 중 본점이전 건이 있었어요. 

특히나 관외 이전이어서 부산까지 다녀와야 했었는데 가뜩이나 코로나로 난리인 시기인데다

이 참에 편리하게 해보자 라는 생각으로 전자공증 및 인터넷등기를 시도해 보았습니다. 

 

1. 등기 건 : 본점이전 (관외)

2. 이전 전 지역 : 부산

3. 이전 후 지역 : 서울

 

상기 내용에 따라 본점 이전은 정관을 변경해야 하는 사항이라 주주총회를 해야 하는 건이어서 임시주총 소집 이사회 진행 후 주주총회 진행한 건입니다.

그렇기에 의사록은 공증을 받아야 했습니다. 

전자공증을 받기 위해서는 공증에 필요한 서류들을 법무부 전자공증시스템에 스캔받아 업로드 시키고 참석한 이사들의 전자서명을 받습니다. 

아... 여기서부터 꼬이더라고요. 그나마 이사가 많지 않은 소규모 법인이어서 얼마나 다행스럽던지요... 

기본이겠지만, 전자서명은 개인의 공인인증서가 필요합니다. 그렇기에 참석한 이사의 전자서명을 받아야 합니다. 당연히 공인인증서가 있어야 합니다. 

(정상적인 프로세스는 법무부 전자공증시스템에서 변환한 PDF파일을 다운로드 받아 원본을 돌려가며 이사들의 전자서명을 받아야 하는데 PC나 인터넷과 친하지 않은 분들은 꽤 어렵겠더라고요. 저 역시 시행착오를 여러 번 했습니다.)

 

아예 총회 진행할 때 참석 이사들에게 공인인증서를 USB나 휴대폰으로 가지고 오라고 해서 하나의 PC에서 일괄 서명을 받던지... 아니면 위에 언급한 대로 연판장 돌리듯 각자 공인인증서 있는 곳에서 다운로드 받아 전자서명하고 다시 업로드 하는 작업을 모두가 진행해야 하는 복잡함이 있습니다. 

 

전자공증을 받기 위해서는 촉탁인을 선임해야 하는데, 법무부 전자공증시스템에서 '공증 사무소 찾기' 하면 리스트가 쭉 뜹니다. 지역별로 많이도 나옵니다.

근데, 막상 전화걸어 보면 전자공증 진행을 유지하고 있는 곳이 거의 없습니다. ㅡㅡ;;

(실제로 5곳에 전화를 걸어 보았으나 초기에는 도입을 다 했으나 지금은 안하고 있다는 답변이 대부분이었습니다.)

그래서 고객센터에 전화걸어 전자공증하는 사무소의 연락처를 받아서 연락을 해야 했습니다. 

 

지나놓고 보니 지역별로 찾는 것도 의미가 없더라고요. 어차피 전자공증인데... 

(법무부가 야심차게 국민과 기업편의를 위해 전자공증이라는 시스템을 만들었지만, 몇 번은 해봐야 알겠더라고요. 정작 사무소 직원분께서는 하나부터 열까지 다~ 설명을 해주셔야 하고요. 진행은 복잡하고 수임료는 저렴하니 유지하는 것 자체가 쉽지는 않을 것이라 속으로만 생각했습니다.)

 

우여곡절 끝에 이사들의 전자서명을 다 받고 촉탁인 지정해서 서류 업로드 다 시키면 사무소에서 업로드된 서류 검토 및 변호사님과 시간 약속을 정해 줍니다. 그러면 이제 전자공증 어플리케이션을 설치한 이후 정해진 시간에 전자공증 어플리케이션을 통해 변호사님이 공증을 해 줍니다. 화상통화랑 비슷합니다. (건별 수임료는 3만원 정액입니다.)

다 완료되면 PDF파일로 메일을 보내줍니다. 이걸로 전자공증은 완료됩니다. 

(참고로 인증된 파일을 다운로드해서 임의로 파일이름을 바꾸니 등기 시스템에서 인식을 못하더라고요.)

 

 

이제 공증 끝났습니다. (욕 많이 했습니다. ㅡㅡ;;)

 

인터넷 등기를 시작해 볼까요? 인터넷등기소를 이용하기 위해서는 실제 등기소에서 발급받은 전자증명서가 있어야 합니다. (등기소 가서 전자증명서 발급해달라고 하면 검정색 USB같은 걸 줍니다. 이게 전자증명서... )

 

 

먼저, 인터넷등기소에서 법인등기에 보면 전자신청이 있고 e-Form신청이 있습니다. 차이점은 지금까지 복잡한 과정을 거쳐 공증을 받고 인터넷등기를 진행하면 전자신청이고 지금까지의 방법으로 법무법인이나 변호사사무실 통해 원본 공증받아 진행하면 e-Form 신청입니다. 

 

전자증명서 로그인 후 전자신청으로 가면 신청서 작성하는 화면이 나옵니다. 

작성하는 건 크게 어렵지 않으나 중간에 세금 납부번호를 입력해야 합니다. 

등기에는 지방세인 등록세, 면허세를 납부해야 다음 단계로 넘어갈 수 있습니다. 

이번 건의 경우에는 본점이전(관외) 이기 때문에 위텍스를 통해 부산과 서울 두 군데 모두 세금납부 후 납부번호를 입력해야 합니다. 

서울의 지방세 납부는 이텍스에서 하고 그외 지방은 위텍스를 통해 진행합니다. 

이렇게 작성 및 제출을 완료하면 등기변경신청이 접수완료 됩니다. 

결과확인은 며칠 후 문자로 등기반영 완료되었다는 문자가 옵니다. 

 

참고로 스캔 받는 해상도를 아주 높게 설정하지 않아야 합니다. 파일용량이 크면 업로드가 안되더라고요. 

첨부파일 전체 합해 30MB가 안되어야 업로드가 됩니다. (앞서 설명드렸듯 공증받은 파일명은 바꾸지 말고요)

 

이번 과정을 거치면서 로직이 어렵지는 않으나 진행이 복잡한 케이스로 기억에 남을 것 같습니다.